Digitale Rechnungsstellung in den VAE ab 2026

Elektronische Rechnungsstellung in den VAE: Strafen und Verpflichtungen ab 2026

Ab Juli 2026 beginnt in der Unternehmensverwaltung der Vereinigten Arabischen Emirate eine neue Ära mit der Einführung des landesweiten elektronischen Rechnungssystems, dessen Nichteinhaltung zu Geldstrafen von bis zu 5.000 Dirham pro Monat führen kann. Das Ziel ist klar: eine transparentere, genauere und automatisierte Besteuerungspraxis einzuführen, die maschinenlesbare XML-Strukturen anstelle von papierbasierten oder PDF-Rechnungen einsetzt.

Was ist das elektronische Rechnungssystem?

Der Kern der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) besteht darin, dass die von Unternehmen ausgestellten Rechnungen nicht manuell oder in statischen Formaten (wie PDF), sondern elektronisch in einer vordefinierten Struktur (wie XML) erstellt werden und direkt an die Federal Tax Authority (FTA) übermittelt werden. Dies verbessert nicht nur die Genauigkeit des Mehrwertsteuer-Managements, sondern ermöglicht den Behörden auch eine Echtzeitüberwachung, effektivere Maßnahmen gegen Steuerhinterziehung und automatisierte Prüfprozesse.

Zeitplan für die Implementierung des Systems

Während die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im zweiten Quartal 2025 in den VAE eingeführt wurden, beginnt die erste Phase der praktischen Umsetzung im Juli 2026. Das bedeutet, dass alle betroffenen Unternehmen bis dahin bereit sein müssen, einschließlich technischer Systemvorbereitungen und Vertragsabschlüssen mit einem akkreditierten Dienstleister.

Regelungen: Entscheidungen und Strafen

Die Regierungsverordnung Nr. 106 von 2025 legt die Verpflichtungen klar fest, deren Nichterfüllung Strafen nach sich zieht. Die Hauptstrafarten sind wie folgt:

5.000 Dirham pro Monat für Unternehmen, die das System nicht bis zur Frist implementieren oder keinen Vertrag mit einem akkreditierten Dienstleister abschließen.

100 Dirham pro Dokument (bis maximal 5.000 Dirham pro Monat) für Aussteller, die die elektronische Rechnung nicht über das System an den Käufer übermitteln.

100 Dirham pro elektronische Gutschrift (ebenfalls bis zu einem Maximum von 5.000 Dirham pro Monat), wenn der Aussteller das Dokument nicht fristgerecht über das System sendet.

1.000 Dirham pro Tag, wenn ein Systemfehler nicht rechtzeitig an die Steuerbehörde gemeldet wird, sei es durch den Aussteller oder den Käufer.

1.000 Dirham pro Tag gelten auch, wenn Änderungen an Unternehmensdaten nicht an den akkreditierten Dienstleister gemeldet werden.

Die obigen Punkte zeigen klar, dass die Strafen nicht nur die technischen Mängel des Systems sanktionieren, sondern auch das Niveau der Datenverwaltung, Vorfallmanagement und Unternehmensverantwortung ernst nehmen.

Nicht nur Verwaltung, sondern Geschäftsrisiko

Die verhängten Strafen sollen sicherstellen, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine „optionale Entwicklung“ ist, sondern ein obligatorischer Punkt für die Unternehmenscompliance, der zu einem Geschäftserfolgsindikator (KPI) wird. Jeder Monat Verzögerung hat seinen Preis, und es handelt sich hier nicht um eine theoretische Strafe: Die Behörde wird sie verhängen, überwachen und durchsetzen.

Das Vorfallmanagement ist ein besonders risikoreicher Bereich. Ein kleiner Systemfehler, wenn er von dem Unternehmen nicht innerhalb der entsprechenden Frist gemeldet wird, kann zu einer täglichen Geldstrafe von 1.000 Dirham führen. Wenn es keine ordnungsgemäße Koordination innerhalb des Unternehmens zwischen der IT- und Finanzabteilung gibt, kann dies schnell zu Verlusten in Höhe von Zehntausenden von Dirham führen.

Warum wird das Stammdatenmanagement hervorgehoben?

Die Verordnung legt auch besonderen Wert darauf, sicherzustellen, dass Unternehmen ihre registrierten Daten bei der FTA und dem akkreditierten Dienstleister aktualisieren. Selbst eine einfache Adressänderung, wenn sie nicht rechtzeitig gemeldet wird, kann ebenfalls eine tägliche Strafe nach sich ziehen. Dies zeigt, dass Datenhygiene und -verwaltung nicht länger nur IT- oder Verwaltungsanliegen sind, sondern Compliance-Verpflichtungen.

Wer ist von dem neuen System betroffen?

Es ist wichtig zu betonen, dass die Strafen und Verpflichtungen nur diejenigen Unternehmen betreffen, die bereits von den neuen Vorschriften erfasst sind. Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung freiwillig und experimentell nutzen, sind derzeit nicht unter den Sanktionierten. Da das Land das System in der zweiten Hälfte des Jahres 2026 jedoch offiziell landesweit einführt, werden alle Unternehmen davon betroffen sein.

Welche Vorbereitungsmaßnahmen sind erforderlich?

Die technische Seite des Systems muss bewertet werden: Ist ein neues ERP-System erforderlich, oder reicht es aus, das bestehende Rechnungssystem mit dem FTA-System zu integrieren?

Stammdaten müssen organisiert und eine schnelle Aktualisierung sichergestellt werden.

Ein akkreditierter Dienstleister muss ausgewählt werden, um Konnektivität und ordnungsgemäße Datenformatierung sicherzustellen.

Mitarbeiter, insbesondere in den Finanz- und IT-Abteilungen, müssen geschult werden, um die Fristen und Verfahren genau zu verstehen.

Vorfallmanagementprotokolle müssen entwickelt werden, um den Meldeprozess im Falle von Fehlern umgehend einzuleiten.

Zusammenfassung

Die VAE-Regierung betrachtet die elektronische Rechnungsstellung nicht nur als einen Modernisierungsschritt, sondern als ein neues, reguliertes Geschäftsmodell. Die Umsetzung des Systems erfordert erhebliche finanzielle und technische Vorbereitungen, bietet jedoch langfristige Vorteile für sowohl Behörden als auch Unternehmen. Diejenigen, die zurückbleiben, riskieren nicht nur Geldstrafen, sondern auch Wettbewerbsnachteile. Daher ist es jetzt an der Zeit, sich vorzubereiten - da der Juli 2026 schneller naht, als wir denken.

(Basierend auf einer Erklärung des Finanzministeriums der VAE.)